Als Eventagentur organisieren wir täglich voller Herzblut und Leidenschaft Veranstaltungen in den unterschiedlichsten Größen. Dabei kann, muss aber kein Stress aufkommen! Wir haben ein paar praxisnahe Tipps zusammengestellt, mit der die Eventplanung stressfei vonstatten geht.
1. Detailliertes Angebot erstellen
Schon im Vorfeld sollten Sie den Interessierten alle nötigen Informationen an die Hand geben. Das umfasst auch die Erstellung eines detaillierten Angebots inklusive aufschlussreichen Texten über den Eventablauf und -rahmen sowie hochauflösenden Bildern in verschiedenen Formaten. So bekommen die Kunden ein umfassenden Überblick über ihre gebuchten Leistungen. Regelmäßige Rücksprachen sind zudem ebenfalls empfehlenswert, um auf eventuell aufkommende Wünsche reagieren zu können.
2. Frühzeitig mit Planung beginnen
Damit alles reibungslos verläuft, sollte die Planung schon weit im Voraus beginnen. Denn gutes Timing ist das A & O; besonders in der Eventbranche!
3. Projektplan erstellen
Um ein Event strukturiert planen zu können, lohnt es sich, vorab einen Projektplan anzulegen. Dort listen Sie alle wichtigen Punkte der Veranstaltung auf. Von Location, Budget, Caterer oder Genehmigungen: Jedes kleinste Detail ist wichtig! Führen Sie lieber einen Punkt zu viel auf, als später festzustellen, dass etwas Wichtiges vergessen wurde.
4. Zuständigkeiten definieren
Je besser die Abläufe definiert sind, desto weniger wird schief laufen und desto zielgerichteter kann das Event geplant werden. Teilen Sie Verantwortlichkeiten und To-Dos deshalb ein und halten Sie die entsprechenden Zuständigkeiten im Projektplan fest.
5. Machbarkeits-Check
Alle Planungen sind durchgeführt und vom Team abgesegnet? Dann sollte jetzt ein abschließender Check stattfinden! Alle wichtigen Bestandteile der Eventplanung – also beispielsweise die Strategie, das Motto, das Programm, die grundlegende Organisation, der Zeitplan oder das Budget – werden dabei auf eventuelle, letzte Schwächen hin überprüft.
Fazit zur stressfreien Eventplanung
Gehen Sie bei der Eventplanung Schritt für Schritt vor, starten Sie frühzeitig und behalten Sie durch eine strukturierte Arbeitsweise stets den Überblick. Stellen Sie sich aber auch auf nicht geplante Situationen ein. Denn speziell in der Eventbranche ist trotz guter Vorbereitung oft Improvisationstalent gefragt!
Sie möchten den ganzen Planungsstress lieber umgehen? Dann werfen Sie uns den Ball zu! Wir übernehmen gerne die Konzeption Ihres Events!